Van de vele dingen waarvoor we onze computers gebruiken, vereisen veel van ons dat we werken met een breed scala aan digitale informatie, variërend van opmerkingen, tot audiofragmenten, tot opgeslagen webpagina's. En vaker wel dan niet, kan het organiseren van dit spervuur van inhoud (en wordt) een beetje omslachtig worden.
Dit is waar het nemen van toepassingen, zoals de zeer indrukwekkende Microsoft OneNote, een rol gaat spelen. Wil je meer weten? Lees verder om erachter te komen hoe u OneNote gebruikt en ontdek hoe dit u kan helpen uw digitale workflow beter te beheren.
Wat is OneNote? En waarom zou u het moeten gebruiken?
In de meest elementaire termen kan OneNote eenvoudig een digitale notetaking-toepassing worden genoemd. Maar die definitie doet nauwelijks recht aan, gezien de uitgebreide reeks krachtpatserfuncties die het hanteert. Met OneNote kunt u vrijwel alle soorten digitale informatie (zoals tekst, afbeeldingen, bestanden, audio- en videoclips, tekeningen, opgeslagen webpagina's) verzamelen en efficiënt beheren en ordenen. En niet alleen dat, met OneNote kunt u de inhoud met anderen delen en er samen aan werken, waardoor het een essentieel hulpmiddel voor de productiviteit wordt .
Dus of je nu een student bent die betere aantekeningen wil maken in de les, of een auteur die zoekt naar ideeën over je volgende roman / column, of zo ongeveer iedereen die veel digitale informatie heeft om mee om te gaan, je zou OneNote moeten gebruiken.
Opmerking: hoewel OneNote beschikbaar is op verschillende platforms, is de desktop-applicatie misschien wel de meest veelzijdige. Om deze reden is dit artikel gebaseerd op de desktopversie van OneNote zelf.
Basis structuur
Er zijn veel dingen die van OneNote waarschijnlijk de meest kenmerkende software maken die er is. En een daarvan is dat het gemodelleerd is naar een echte fysieke notebook, of beter, een verzameling notebooks.
Dat is juist! OneNote is fundamenteel onderverdeeld in primaire componenten, die notebooks worden genoemd, en elke notebook bestaat verder uit afzonderlijk hanteerbare, kleurgecodeerde secties . Op hun beurt hebben deze secties meerdere pagina's .
- Individuele pagina's in een sectie zijn toegankelijk via de verticale paginalijst aan de rechterkant, terwijl een sectie toegankelijk is door op het horizontale tabblad ervan te klikken.
- Rechtsklikken op een pagina of sectielijst biedt toegang tot relevante aanvullende opties (bijvoorbeeld het verplaatsen of kopiëren van pagina-inhoud, samenvoegen van verschillende secties) via contextmenu's.
- Met de zoekbalk aan de rechterkant kunt u vrijwel elk stukje informatie in uw aantekeningen in enkele seconden vinden en de resultaten in realtime weergeven.
Voor een beter begrip, bekijk de onderstaande schermafbeelding en laat zien hoe OneNote een student kan helpen belangrijke examenvragen beter te beheren.
In dit geval een notitieboek met de naam Eindevaluatiestudie vragen is gemaakt met kleurgecodeerde secties voor verschillende onderwerpen ( natuurkunde, scheikunde en wiskunde ). Ten slotte heeft elke sectie meerdere pagina's en elke pagina heeft vragen en antwoorden van een specifiek hoofdstuk (bijv. Elektriciteit en de effecten ervan ) van de momenteel geselecteerde (onderwerp) sectie.
Aan de slag met OneNote
Notities maken
Vrijwel elk type digitale informatie kan worden toegevoegd aan notitieboeken en pagina's van OneNote en op elke denkbare manier. U kunt tekst, afbeeldingen enz. (Met of zonder opmaak) van overal kopiëren en plakken, alles invoegen van bestanden tot knipsels op het scherm tot opgenomen audio / videoclips en zelfs uit de losse hand tekenen / schrijven. Om aan de slag te gaan, maakt u eenvoudigweg een Notebook (of gebruikt u de standaardnaam, met uw naam), navigeert u naar een van de secties / pagina's en klikt u om te typen. Of beter nog, kopieer en plak zo ongeveer alles. Dat is hoe gemakkelijk het is!
Daarnaast beschikt OneNote ook over tientallen sjablonen met standaardinformatietypes ( takenlijsten, adressen, telefoonnummers, enz.), Die direct kunnen worden toegevoegd via het tabblad Invoegen van het lintmenu. Het is de moeite waard hier te vermelden dat u de informatie vrijwel overal in een sectie / pagina kunt toevoegen, die fungeert als een onbegrensd leeg canvas, dus er is geen vaste lay-out. (Zie de bovenstaande screenshot). Dit betekent ook dat u vrij bent om de toegevoegde inhoud op een pagina naar eigen inzicht in te delen.
Delen en samenwerken
Efficiënte samenwerking is cruciaal voor de workflow van elke organisatie, of u nu werkt aan kleine rapporten of grote projecten beheert. Dit is de reden dat OneNote wordt geleverd met rotsvaste delende functies, waardoor het voor meerdere mensen mogelijk is om in real-time met aantekeningen te werken. Ga naar Bestand> Delen om toegang te krijgen tot de opties voor delen en samenwerken. Hier kunt u andere gebruikers uitnodigen om samen te werken aan uw notities, via e-mail of via unieke URL's voor delen. Als eigenaar van de notitie (s) die worden gedeeld, kunt u ook machtigingen voor bekijken / bewerken toewijzen aan de andere gebruikers en zelfs deellinks met één klik in- of uitschakelen.
Notities opslaan en synchroniseren
OneNote slaat uw werk regelmatig automatisch op, telkens wanneer er enkele wijzigingen zijn, wordt het gesynchroniseerd met het Microsoft-account (mits er netwerkconnectiviteit aanwezig is) waarmee u bent aangemeld. Op deze manier blijven al uw OneNote-notebooks veilig en gezond in uw OneDrive-cloudopslag, dankzij de integratie van OneNote met hetzelfde. U hoeft uw aantekeningen dus niet af en toe handmatig op te slaan. Maar voor het geval u de synchronisatie handmatig wilt starten, kunt u dit altijd doen door naar de optie Bestand> Info te gaan en op de knop Synchronisatiestatus weergeven te klikken.
Andere opmerkelijke functies
Dus nu weet je, OneNote is een beestachtige notetaking-applicatie, boordevol krachtige contentverzameling en samenwerkingsdans. Maar dat is niet alles. In feite zijn er tal van andere ongelooflijk nuttige goodies over de gehele lengte en breedte verpakt. Hier zijn er een paar:
Wachtwoordbeveiliging Notebook-secties
OneNote maakt het mogelijk afzonderlijke delen van een notitieblok te vergrendelen met een door de gebruiker opgegeven wachtwoord. Dit kan erg handig zijn in situaties waarin u met andere gebruikers een notitieblok moet delen / eraan moet samenwerken, maar niet wilt dat ze toegang hebben tot bepaalde inhoud. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het tabblad naam van het gedeelte dat u wilt beveiligen met een wachtwoord en klik op de optie Wachtwoord beveiligen deze sectie .
Handgeschreven uitdrukkingen omzetten in tekst
Dankzij de krachtige mogelijkheden voor handschriftherkenning, kunt u gemakkelijk invoer converteren die is ingevoerd via apparaten zoals styli / digitizer pennen naar getypte tekst, als u dat liever hebt. Wat meer is, dit werkt zowel voor tekstuele inhoud als wiskundige uitdrukkingen. Klik eenvoudig op het tabblad Tekenen in het lintmenu, open de opties Inkt voor tekst en Inkt voor wiskunde en bekijk de magie.
Maak snel aantekeningen en plak ze op het bureaublad
Wilt u snel iets noteren, maar wilt u niet de moeite nemen om OneNote te openen? Dat hoeft niet. Druk op Windows Key + N en een pop-upvenster met een vereenvoudigde gebruikersinterface stelt u in staat snel een notitie te maken (de tool Verzenden naar OneNote moet in het systeemvak staan voordat dit werkt). Als u maatwerk wilt, kunt u dat doen met behulp van de mini-werkbalk. Maar het beste is dat u Quick Notes op uw bureaublad kunt vastpinnen, zodat ze altijd zichtbaar zijn, een beetje als plaknotities. Alle snelle opmerkingen zijn te vinden onder hun namesake-sectie, waar ze worden opgeslagen.
E-mailnotities rechtstreeks naar uw OneNote
Een enorm handige functie, geïntroduceerd in de nieuwste OneNote 2016-versie, laat u content die per e-mail is verzonden vanaf uw geconfigureerde e-mailadres rechtstreeks opslaan in een van uw vooraf gespecificeerde notebooks. Om dit te doen, moet u eerst een e-mailadres configureren onder de online-instellingen van OneNote. Normaal gesproken is dit de e-mail die is gekoppeld aan het Microsoft-account dat u gebruikt om in te loggen bij OneNote, maar u kunt ook elk ander e-mailadres gebruiken. Zodra dit is gebeurd, wordt inhoud die wordt verzonden vanaf het geconfigureerde e-mailadres naar [beveiligd met e-mail] wordt automatisch opgeslagen in de OneNote-notitieblok die door u is opgegeven. Lees hier meer.
Webinhoud opslaan met Clipper-extensie / Bookmarklet
Het komt vaak voor dat je een interessante blogpost tegenkomt, of zelfs een hele webpagina online, en deze wilt opslaan voor latere referentie. Met de OneNote webclipper-extensie (voor Chrome) en bookmarklet (voor Internet Explorer), door dit een wandeling in het park te maken. Zodra u ze hebt geïnstalleerd en hebt aangemeld met het Microsoft-account dat bij uw OneNote-account hoort, is dit allemaal een kwestie van een paar klikken. Ga naar de webpagina die u wilt opslaan naar OneNote en klik op de extensie / bookmarklet. De webpagina wordt direct opgeslagen in de Quick Notes sectie. Met de clipper kunt u zelfs geselecteerde gebieden op een webpagina opslaan en kunt u artikelen opschonen door extra afbeeldingen, enzovoort, te verwijderen.
Annoteer webpagina's in Microsoft Edge en sla ze op in OneNote
Schommelen met de nieuwste en beste Windows 10? Dan is de kans groot dat je ook de splinternieuwe webbrowser, Microsoft Edge die ermee gepaard gaat, gebruikt (zelfs sporadisch). Als dat het geval is, ga je nog meer van OneNote houden. Dat komt omdat Microsoft Edge u websites laat annoteren met de ingebouwde pen en markeerstift tools, die vervolgens met één klik kunnen worden opgeslagen in OneNote. U kunt zelfs geselecteerde regio's op webpagina's knippen en overal getypte notities op ze plaatsen voordat u ze naar OneNote opslaat.
Breid de functionaliteit van OneNote nog meer uit met plug-ins
Het is duidelijk dat OneNote is voorzien van een hele reeks indrukwekkende functies. Maar zelfs als dat niet genoeg is, kun je het een beetje meer geweldig maken door het aan te sturen met een aantal echt coole plug-ins / add-ons. Een daarvan is Onetastic, een gratis plug-in die een heleboel functies, zoals macro's, kalenderweergave en nog veel meer toevoegt aan OneNote. En als je het niet erg vindt om wat Moolah te beschieten, kun je ook OneNote Gem-verzameling betaalde plug-ins bekijken. Wilt u nog meer? Bekijk enkele van de aanbevolen OneNote-apps. Hoewel dit technisch gezien geen plug-ins zijn, kunnen ze op een aantal manieren worden geïntegreerd met OneNote en nog indrukwekkender worden.
Beter navigeren met behulp van sneltoetsen op het toetsenbord
Je zult dol zijn op de pure verbijsterende reeks sneltoetsen die door OneNote worden aangeboden. Bijna alles, van het maken van notities tot het toepassen van tags, kan via een paar toetsaanslagen. Enkele van de belangrijke sneltoetsen zijn hieronder weergegeven:
- Ctrl + Shift + M - Open een klein OneNote-venster om een sidenote te maken.
- Shift + F10 - Hiermee opent u het contextmenu voor elke notitie, elk tabblad of elk ander object waarop de focus ligt.
- Alt + N, F - Voeg een document of bestand op de huidige pagina in.
- Alt + = - Start een wiskundige vergelijking of converteer geselecteerde tekst naar een wiskundige vergelijking.
- Ctrl + 0 - Verwijder alle nootlabels uit de geselecteerde notities.
En er zijn er nog veel meer. Bekijk de complete lijst met OneNote 2016-sneltoetsen.
Maak gekoppelde notities voor een eenvoudigere navigatie
Normaal gesproken kunt u met alle moderne teksteditors een bepaald woord, zin enz. Koppelen aan elementen zoals URL's en e-mailadressen. OneNote brengt dit echter verder, door u iets te laten maken met de naam Linked Notes . Dit betekent in feite dat u elke tekst op de pagina van een notitieblok kunt toevoegen en deze vervolgens kunt koppelen aan een andere pagina of sectie in dezelfde of een geheel andere notebook. Dit maakt het navigeren tussen verschillende OneNote-subelementen een fluitje van een cent en bijna een ervaring als surfen op het web. Selecteer hiervoor het tekstblok om te linken, klik er met de rechtermuisknop op en kies de koppeling optie . U kunt nu opgeven welke pagina, sectie, notitieblok enz. Aan deze tekst moet worden gekoppeld. Is dat niet geweldig?
Platform Beschikbaarheid
Zo verbazingwekkend als de bagload aan productiviteitsverhogende functies van OneNote is, het zal niet veel van nut zijn als je nergens aantekeningen kunt maken / openen. Gelukkig zorgt de indrukwekkende platformonafhankelijkheid van OneNote ervoor dat u altijd en overal productiever kunt zijn op uw werk, of u nu op uw computer, uw smartphone of op internet bent.
Beschikbaarheid: Windows, Mac (Desktop); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (mobiel); Web Clipper, Chromebook (Web- en andere platforms).
Conclusie
Met de onophoudelijke stroom van gediversifieerde digitale inhoud waar we bijna dagelijks mee te maken hebben, is het niet altijd gemakkelijk om al die belangrijke opgeslagen webpagina's, audio-opnamen, projectafbeeldingen enz. Zorgvuldig beheerd en georganiseerd te houden. Maar dankzij Microsoft OneNote en zijn ongelooflijke notabenodigdheden en managementcapaciteiten hoef je dat niet echt te doen. En nu, weet u, is het niet zo moeilijk om hiermee aan de slag te gaan. Dus probeer het eens en kijk hoe het voor u werkt. Weet u van andere productiviteitsverhogende tools vergelijkbaar met OneNote? Vergeet ze niet te vermelden in de reacties hieronder.
