Grote bedrijven hebben behoefte aan een effectief systeem voor de communicatie van informatie en berichten, snel, binnen en buiten de organisatie. In deze context is de telefoon een van de gemakkelijkste en handigste manieren voor directe communicatie, maar als het om bewijs gaat, worden geschreven modi als de beste beschouwd. Geschreven records omvatten memo's, notities, brieven, circulaires en orders die door de organisatie worden gebruikt.
Het artikel dat aan u wordt gepresenteerd, probeert het verschil tussen memo en brief te belichten.
Vergelijkingstabel
| Basis voor vergelijking | memo | Brief |
|---|---|---|
| Betekenis | Memo verwijst naar een kort bericht, geschreven in een informele toon voor interoffice circulatie van de informatie. | Letter is een vorm van verbale communicatie, die een gecomprimeerde boodschap bevat, overgebracht naar de partij buiten het bedrijf. |
| Natuur | Informeel en beknopt | Formeel en informatief |
| Uitgewisseld tussen | Afdelingen, eenheden of superieure ondergeschikten binnen de organisatie. | Twee bedrijfshuizen of tussen het bedrijf en de klant. |
| Lengte | kort | Relatief lang |
| Handtekening | Handtekening is niet verplicht in een memo. | Een brief is naar behoren ondertekend door de afzender. |
| Communicatie | Een te veel | Een op een |
| Inhoud | Gebruik van technisch jargon en persoonlijk voornaamwoord is toegestaan. | Simpele woorden worden gebruikt en geschreven in een derde persoon. |
Definitie van Memo
De memo is een afkorting voor het memorandum, dat wil zeggen een notitie of record voor elk gebruik in de toekomst. Het is een kort bericht dat wordt gebruikt als een middel voor informele communicatie binnen de organisatie, voor het schriftelijk verzenden van informatie. Het kan worden genoemd als interoffice-communicatie, kantoormemorandum of interoffice-correspondentie in plaats van een memorandum.
Het primaire doel van memo's is het verspreiden van bedrijfsbeleid, procedures of gerelateerde officiële zaken. Deze zijn in één perspectief geschreven en kunnen verschillende doelen dienen, zoals het overbrengen van nieuws, richtingen en informatie naar meerdere ontvangers, mensen oproepen tot actie of vergaderen.
Men kan een informele toon en persoonlijke voornaamwoorden in de memo gebruiken. Er is geen vereiste om een aanhef en een afsluiting te gebruiken.
Definitie van Letter
Een zakelijke brief kan worden gedefinieerd als de vorm van schriftelijke communicatie, die een lang bericht bevat, gericht aan de externe partij van de organisatie, dwz leverancier, klant, fabrikant of klant. Het begint met een aanhef, professioneel geschreven in de derde persoon en heeft een complementaire afsluiting met een handtekening.
De relatie tussen de zender en de ontvanger speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de algemene stijl waarin de brief wordt opgesteld. Deze worden gebruikt om een aantal redenen, zoals een verzoek om informatie of feedback, plaatsing van een bestelling, het indienen van klachten of grieven, het vragen van iets of het nemen van een follow-up.
De brief is gedrukt, getypt of geschreven op het briefhoofdpapier, dat de details van het bedrijf bevat, zoals naam, adres, logo, enz. Aangezien zakelijke brieven als bewijs dienen voor beide partijen, moet het dus beleefd, hoffelijk en respectvol om onmiddellijke reactie te krijgen.
Belangrijkste verschillen tussen memo en brief
De onderstaande punten verklaren het verschil tussen memo en brief:
- De memo kan worden gedefinieerd als een kort bericht, informeel geschreven om bepaalde informatie aan de leden van de organisatie te communiceren. Omgekeerd kunnen brieven worden opgevat als een middel voor een verbale communicatie met een korte boodschap gericht aan een externe partij.
- Een memo maakt gebruik van een informele toon en is recht door zee. Aan de andere kant zijn brieven erg formeel en bevatten ze veel informatie.
- Het gebruik van een notitie is intern voor de organisatie, in de zin dat het wordt uitgewisseld tussen twee afdelingen of eenheden of door de manager wordt verzonden om ondergeschikten te informeren. Daartegenover staat dat het gebruik van een brief een extern karakter heeft, omdat het wordt uitgewisseld tussen twee zakencentra of tussen het bedrijf en de klant.
- Als het gaat om de lengte, zijn letters langer in vergelijking met de memo.
- Er is geen handtekening vereist in de notitie omdat deze wordt gebruikt binnen de organisatie. De brief moet echter naar behoren worden ondertekend door degene die deze verzendt.
- Memo's zijn geschreven om een afdeling of een aantal werknemers over een bepaalde kwestie te informeren of te leiden, en daarom wordt het meestal geschreven vanuit een ieder perspectief, zoals massacommunicatie. In tegenstelling hiermee zijn brieven privé omdat ze gericht zijn tot een bepaalde partij of cliënt, dus het is een vorm van één-op-één interpersoonlijke communicatie.
- Technische jargons worden vaak gebruikt in memo's en maken ook gebruik van persoonlijke voornaamwoorden. In tegenstelling, brieven vermijden het gebruik van technische jargons en termen die niet gemakkelijk te begrijpen zijn. Bovendien worden brieven geschreven in de derde persoon.
Conclusie
Een memo is een essentiële tool voor zakelijke communicatie, die wordt gebruikt om een bepaalde informatie door te geven aan veel personen die in dezelfde organisatie werken. Het heeft een geweldige rol te spelen bij het vastleggen van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten en kan worden gebruikt voor toekomstig gebruik.
In tegenstelling hiermee worden letters beschouwd als de beste modus voor schriftelijke communicatie, die kan worden gebruikt voor het geven of zoeken van informatie naar / van een externe partij. Het helpt om de ontvanger te overtuigen, om te doen wat de schrijver wil.
