Ben je van plan om een baan te verlaten en wil je er zeker van zijn dat je een kopie krijgt van al je e-mails voor het geval je op een later tijdstip naar hen moet verwijzen? Of misschien wilt u ze gewoon exporteren voor back-updoeleinden voor het geval uw Outlook PST-bestand corrupt raakt, wat nogal vaak gebeurt.
In elk geval is het altijd een goed idee om een back-up van uw e-mails te maken. Zelfs als u een webservice zoals Outlook.com of Gmail gebruikt, is het nog steeds geen slecht idee om een desktopclient als Outlook te gebruiken om al uw e-mail te downloaden, zodat u deze lokaal hebt opgeslagen. Webservices en giganten zoals Microsoft en Google lijken misschien immuun voor mislukkingen, maar je weet nooit wanneer er iets catastrofaals kan gebeuren.
In dit artikel laat ik je zien hoe je Outlook-e-mails kunt exporteren in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 en 2016. Ik zal ook de procedure vermelden als je Outlook voor Mac gebruikt. Het is vermeldenswaard dat de eigenlijke import- en exportwizard vrijwel exact hetzelfde is in alle versies, maar dat het proces om naar de wizard te gaan is veranderd.
E-mails exporteren vanuit Outlook
Als u Outlook 2003, 2007, 2010 of 2013 gebruikt, bekijk dan mijn bericht over het exporteren van Outlook-contactpersonen om de procedure te zien om naar de import / export-wizard te gaan. Als u Outlook 2016 gebruikt, klikt u op Bestand en Openen en exporteren .
Klik in het rechter menu op de knop Importeren / exporteren .
Hierdoor wordt nu de wizard Importeren / exporteren geopend, die er in alle versies van Office hetzelfde uitziet. Om te beginnen, wilt u Exporteren naar een bestand selecteren .
Op het volgende scherm moet u het type bestand kiezen: een CSV (Comma Separated Values) -bestand of een Outlook Data File (PST). Ik gebruik normaal altijd PST, zodat het gemakkelijker is om terug te importeren in Outlook, maar je kunt CSV kiezen als je de e-mails wilt importeren in een andere e-mailclient of zelfs in een programma zoals Excel of Word.
Op het volgende scherm moet je kiezen wat je wilt exporteren. Als u al uw e-mails wilt ontvangen, selecteert u Normaal Inbox en zorgt u ervoor dat Inclusief submappen is aangevinkt. Als u slechts een kleine subset e-mails wilt, kunt u op de knop Filter klikken en vervolgens verschillende criteria gebruiken om het aantal e-mails dat u wilt exporteren te verminderen.
Klik op Volgende en u zult nu een locatie moeten kiezen om uw CSV- of PST-bestand op te slaan. Er zijn verschillende opties waaruit u kunt kiezen die handelen over hoe duplicaten zullen worden afgehandeld.
Klik ten slotte op Voltooien en u krijgt een venster waarin u wordt gevraagd of u uw PST-bestand wilt beveiligen met een optioneel wachtwoord. Als u hier een wachtwoord gaat gebruiken, merk dan op dat het meer dan 16 tekens moet zijn. Merk ook op dat het niet erg veilig is en gemakkelijk kan worden gehackt met de juiste software.
Dat is het zo'n beetje. U zou nu een CSV- of PST-bestand moeten hebben waarin al uw e-mails zijn opgeslagen. U kunt dit bestand nu kopiëren naar een veilige locatie voor back-up.
E-mails exporteren vanuit Outlook voor Mac
Als u de Mac-versie van Office gebruikt, is de procedure voor het exporteren van e-mails anders. Eigenlijk is het bestandstype ook anders. Op Macs heb je maar één optie: Outlook voor Mac Archive-bestand (.OLM).
Klik op Bestand en vervolgens op Exporteren .
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt kiezen welke items u naar het archiefbestand wilt exporteren. U kunt kiezen uit Mail, Agenda, Contacten, Taken en Notities of u kunt kiezen uit items in een specifieke categorie.
Klik op Doorgaan en u wordt gevraagd waar u het bestand wilt opslaan. Dat is het zo'n beetje. Er zijn geen andere opties bij het exporteren vanuit Outlook op een Mac.
Nadat u uw e-mails hebt geëxporteerd, kunt u mijn bericht lezen over hoe u ze kunt importeren in een andere e-mailservice zoals Gmail, als u van plan bent om te schakelen.
