Aanbevolen, 2024

Editor'S Choice

12 Elementaire e-mailetiquette Iedereen zou moeten volgen

Er is niets dat twijfelt aan het feit dat Email een revolutie teweeg heeft gebracht in de manier waarop we met elkaar communiceren. En hoewel mensen in toenemende mate de voorkeur geven aan dingen als sociale netwerken en instant-berichtenapps om tegenwoordig met vrienden te kletsen, blijft de waarheid over het feit dat als het op goede communicatie aankomt, e-mail nog steeds het voorkeursmedium is.

Van universiteiten tot wereldwijde bedrijven en van studenten tot CEO's, e-mail wordt bijna overal en door iedereen gebruikt. Dat gezegd hebbende, bijna allemaal hebben we meerdere e-mailadressen, met een of (meer) van de vele e-mailproviders. Maar de echte vraag is, bevestigen we het protocol (s) van het juiste e-mailgebruik?

Als u niet zeker weet wat het antwoord is, dan is dit artikel, dat de basis-e-mailetiketten onderstreept die iedereen zou moeten volgen, iets voor u. Dus zonder verder oponthoud, hier gaan ze.

E-mail met standaard e-mail

1. Gebruik een professioneel ogend e-mailadres

Uw e-mailadres wordt vaak als indicatief voor uw persoonlijkheid beschouwd. Om deze reden is het belangrijk om een ​​professioneel ogend e-mailadres te hebben, meestal met uw voor- en achternaam die deel uitmaken van het "gebruikersnaam" -gedeelte . Dit is nog belangrijker als u van plan bent om het e-mailadres voor professionele communicatie te gebruiken (bijv. CV's verzenden naar recruiters, werkmonsters aan klanten verstrekken).

Als de gebruikersnaam van uw keuze niet beschikbaar is, kunt u een nummer van uw keuze (bijv. Geboortedatum) toevoegen om er een te krijgen . Om enkele voorbeelden te noemen, kunnen [e-mailbeveiliging] of [e-mailbeveiliging] als goede keuzes worden beschouwd. Gebruik aan de andere kant iets als [beveiligd met e-mail] of [beveiligd met e-mail] en u kunt er vrij zeker van zijn dat uw e-mails niet eens door de ontvangers worden geopend.

Tip: gebruik zoveel mogelijk een apart e-mailadres voor al uw professionele behoeften. En als je het niet erg vindt om een ​​paar dollar te besteden, kun je het beste voor gehoste e-mail met je eigen domein kiezen.

2. Neem altijd een onderwerp op en houd het duidelijk en beknopt

De onderwerpregel is een van de belangrijkste componenten van e-mail, omdat deze de ontvanger onmiddellijk een idee geeft van de informatie die in de e-mail is opgenomen . Dit is de reden waarom al uw e-mails een onderwerpregel moeten hebben, zelfs als de inhoud niet zo belangrijk is. Het verlaten van de onderwerpregel wordt gezien als onachtzaamheid aan de kant van de afzender.

Nog belangrijker is dat de onderwerpregel bondig en to the point is, zodat de ontvanger zo snel mogelijk de inhoud van de e-mail kan zien. Enkele voorbeelden zijn bijgevoegd projectverslag , prestatieonderzoek - vroegtijdige reactie gevraagd en dergelijke.

3. Gebruik standaardlettertypen en minimale opmaak

Ongeacht hoeveel je van die mooie lettertypen houdt die je op je pc hebt, ze zijn een absolute no-no als het gaat om het samenstellen van e-mails. Dat komt omdat als u een niet-standaard lettertype gebruikt en het niet op de computer van de ontvanger is geïnstalleerd, de tekst van de e-mail niet zal verschijnen zoals bedoeld . Dit is de reden dat de meeste e-maildiensten slechts een paar standaard, serif en sans-serif-lettertypen (bijv. Times New Roman, Arial) beschikbaar hebben voor het samenstellen van e-mail. En je zou je daaraan moeten houden.

Houd de opmaak in uw e-mail ook zo min mogelijk. Tenzij u een bepaalde sectie, regel enz. In de inhoud van de e-mail moet benadrukken, gebruik dan geen hooglichten en kleuren voor de tekst . De kleur van de e-mailtekst mag eigenlijk alleen Zwart zijn, omdat deze het meest leesbaar is.

4. Vermijd typfouten, onjuist grammaticagebruik en interpunctiefouten

Hoewel niet iedereen daar een grammaticale nazi heeft, en het is niet strafbaar om een ​​onbedoelde typfout in uw e-mails te hebben, onjuist taalgebruik, zinsstructuur enz., Geeft de ontvanger (s) over het algemeen een negatieve indruk. Het is dus uitermate belangrijk dat u de onderwerpregel, het hoofdgedeelte en alle andere tekstuele elementen van een e-mail voor eventuele onopzettelijke fouten in de grammatica en interpunctie (en deze indien nodig corrigeert) controleert voordat u op de knop "Verzenden" klikt.

Bovendien mag u nooit meerdere leestekens gebruiken (bijv. !!!) in uw e-mails. Hetzelfde geldt voor slangwoorden (bijv. LMAO), populaire weeën (bijv. Gotcha!) En emoticons. Al deze dingen zien er erg onvolwassen en onprofessioneel uit en kunnen alleen worden gebruikt voor sociale netwerken en instantchats.

Tip: zorg er altijd voor dat u de woorden, zinnen enz. In uw e-mails kapitaliseert. Een e-mail (of iets anders, wat dat betreft) zou nooit, nooit in ALLE CAPS moeten worden samengesteld, aangezien het als het Internet equivalent van schreeuwen wordt beschouwd.

5. Geef bijlagen beschrijvende namen

Vaker wel dan niet, moeten we meerdere bestanden verzenden / ontvangen als bijlagen bij onze e-mails. Hoewel dit vrij noodzakelijk is, kan niets erger zijn dan het ontvangen van een e-mail die is geladen met talloze willekeurig genoemde bestanden (bijv. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) die nergens op slaan. Dus, wanneer u bijlagen verzendt met een e-mail, hernoem ze dan met beschrijvende bestandsnamen, zodat de ontvanger onmiddellijk de inhoud kent, zonder ze te hoeven openen. Als u bijvoorbeeld uw CV verzendt naar een potentiële werkgever, geeft u deze een naam als CurrentResume_JohnDoe . Eenvoudig en gemakkelijk.

Ook als u van plan bent om een ​​groot aantal (bijv. 20) bijlagen met een e-mail te verzenden, is het beter om ze eerst in een zip-archief te combineren . Voor nog meer duidelijkheid kunt u details zoals het aantal bijlagen, de totale omvang van het archief, enz. Apart vermelden in de hoofdtekst van de e-mail.

6. Neem altijd een handtekening op

Een handtekening is nodig voor het correct sluiten of beëindigen van de e-mailtekst van de e-mail . Maar wat nog belangrijker is, het geeft ook een "authenticiteit" aan de e-mail, en de inhoud ervan . Op al uw e-mails moet uw handtekening staan ​​vermeld. Maak en bewaar een handtekening in de e-mailinstellingen en deze wordt automatisch toegevoegd aan het einde van elke e-mail die u opstelt.

Praten over 'wat' zou moeten worden opgenomen in de handtekening, het is iets dat u zou moeten beslissen, omdat het van persoon tot persoon verschilt. Dit gezegd zijnde, kunt u als algemene regel contactgegevens (bijv. Officieel nummer, secundaire e-mail) en koppelingen naar uw sociale profielen opnemen . Kortom, een handtekening moet dienen als uw digitale contactkaart. Maar overbelast het niet met te veel onnodige informatie.

7. Bevestig de ontvangst van e-mails

De moderne e-mail is zo ver gevorderd dat zodra je op de knop "Verzenden" klikt, je 200% zeker weet dat deze de mailbox van de ontvanger zal bereiken, een seconde of twee later. Zoals bij elke technologie, kan e-mail (en soms ook) last hebben van uitvaltijden . Dus, zodra u een e-mail hebt ontvangen (vooral als het belangrijk is), bevestigt u de ontvangst door de afzender te antwoorden met een klein berichtje.

Hoewel het niet mogelijk is om elke e-mail die je ontvangt te erkennen, zou je dat moeten proberen. Wat nog belangrijker is, zou u moeten erken e-mail die per abuis naar u is verzonden, omdat de afzender mogelijk op een reactie van de andere kant wacht. Hierdoor wordt de afzender op de hoogte gesteld van de fout en wordt ook de feitelijk bedoelde bestemmeling van de e-mail een probleem bespaard.

8. Gebruik de juiste begroeting

Wanneer we face-to-face met mensen praten, of zelfs aan de telefoon, beginnen we altijd met groeten. En dezelfde regel geldt ook voor e-mails, dus uw e-mails moeten altijd de juiste begroeting voor de ontvanger (s) hebben. Afhankelijk van wie u een e-mail stuurt, kan de aanhef formeel zijn (bijv. Geachte heer Johnson, Professor Keller) of informeel (Hallo Adam, Hallo Jenna) . Evenzo moet het einde (bijvoorbeeld Groeten, Oprecht) dezelfde onderliggende toon hebben als de beginbegroeting, evenals de algehele boodschap.

Het is vermeldenswaard dat u zich moet onthouden van het gebruik van uiterst informele en dagelijkse gebruiksmutaties (bijv. What's up?) In e-mails . Het spreekt vanzelf dat het als vrij onprofessioneel wordt beschouwd.

9. Gebruik niet altijd Allen beantwoorden

Soms ontvang je een e-mail die ook naar verschillende andere ontvangers wordt verzonden (bijvoorbeeld een belangrijke mededeling in een bedrijf). Maar als u reageert op dergelijke berichten, gebruikt u snel de optie "Alles beantwoorden " . Hiermee verzendt u niet alleen het antwoord naar de oorspronkelijke afzender, maar naar alle anderen die de e-mail hebben ontvangen, of het antwoord nu voor hen is bedoeld of niet . Dit is een perfecte manier om de inbox van de ontvanger te verstoppen.

Wees daarom voorzichtig bij het reageren op e-mails met meerdere ontvangers en gebruik de optie "Beantwoorden" . Alleen als u er 100% zeker van bent dat uw antwoord voor iedereen in de lijst met ontvangers is bedoeld, moet u de optie "Allen beantwoorden" gebruiken.

10. Gebruik de velden Cc en Bcc op de juiste manier

Samen met het veld 'Aan' zijn de velden ' Cc ' en ' Bcc ' iets dat iedereen kent die ooit een e-mail heeft ontvangen. Maar zelfs daarna gebruiken de meeste mensen ze verkeerd. Hier is een overzicht van wat ze zijn en wanneer ze moeten worden gebruikt :

  • Cc: staat voor Carbon-kopie. Als er sommige ontvangers zijn waarnaar u een e-mail wilt sturen, maar niet wilt dat ze weten dat deze e-mail "gewoon" voor hen is bedoeld, voert u hun e-mailadressen in dit veld in. Elke ontvanger kan de e-mailadressen van anderen in het veld Cc zien.
  • Bcc: afkorting voor Blind Carbon Copy. Als er meerdere ontvangers zijn die u een e-mail wilt sturen, maar u wilt dat ze zichzelf zien als de enige ontvangers van de e-mail, voert u hun e-mailadressen in dit veld in. Elke ontvanger in een Bcc-veld kan alleen zijn eigen e-mailadres zien, en niet van de anderen. Deze optie is beter geschikt voor privacy.

11. Antwoord op e-mails tijdig

Gezien het aantal e-mails dat we dagelijks ontvangen, is het bijna onmogelijk om ze allemaal meteen te beantwoorden. Maar zelfs als een e-mail een beetje te laag is voor uw prioriteit, zou u moeten proberen om er tijdig op te reageren . Over het algemeen zou dit binnen 24-48 uur na ontvangst van een e-mail moeten zijn. En als je een bepaalde tijd niet kunt antwoorden op e-mails (bijv. Als gevolg van een pauze), gebruik dan de functie voor autoresponder of vakantieresponder, die de meeste e-maildiensten hebben.

12. Formatteer e-mails op de juiste manier voordat u ze doorstuurt

Zodra de knop "Doorsturen" op een e-mail wordt geraakt, wordt het hele bericht (inclusief eventuele afbeeldingen, niet-uitgelijnde tekst enz.) Op een bizarre insprong naar rechts geplaatst en in een lege e-mail ingevoegd, zodat u het kunt invoeren de e-mail-ID's van de ontvangers en verzend deze. Dit maakt niet alleen de opmaak van de originele e-mail kapot, maar introduceert ook veel witruimte en extra symbolen (>) in het doorgestuurde e-mailgedeelte, waardoor de e-mail bijna onleesbaar wordt.

Om het te sorteren, moet u de doorgestuurde e-mail correct formatteren, wanneer deze in een lege e-mail is ingesloten . Dit omvat het verwijderen van de extra witruimte en het verwijderen van extra tekens, lege regels en dergelijke.

Gebruik e-mail zoals het bedoeld is

Omdat dit het primaire communicatiemiddel is in de hedendaagse wereld met internetverbindingen, is het uiterst belangrijk dat e-mail wordt gebruikt in overeenstemming met de juiste regels, waaronder alles van hoe u de ontvangers begroet, tot de lettertypestijl die u kiest. En de hierboven beschreven etiquettes helpen u precies dat te doen, waardoor u een algehele betere en productievere e-mailervaring krijgt. Dus probeer ze uit en laat ons je favorieten weten in de reacties hieronder.

Top