Zowel handmatig als geautomatiseerd systeem is gebaseerd op dezelfde principes, conventies en boekhoudconcept. Ze verschillen echter alleen in hun mechanisme, in de zin dat handmatige boekhouding pen en papier gebruikt om transacties te registreren, terwijl geautomatiseerde boekhouding gebruikmaakt van computers en internet om transacties elektronisch in te voeren.
In dit artikel vindt u de substantiële verschillen tussen handmatige en geautomatiseerde boekhouding.
Vergelijkingstabel
| Basis voor vergelijking | Handmatige boekhouding | Geautomatiseerde boekhouding |
|---|---|---|
| Betekenis | Handmatige boekhouding is een boekhoudsysteem dat fysieke registers en rekeningboeken gebruikt voor het bijhouden van financiële gegevens. | Geautomatiseerde boekhouding is een boekhoudsysteem dat een boekhoudsoftware gebruikt voor het elektronisch opnemen van financiële transacties. |
| opname | Opnemen is mogelijk via het boek met de originele invoer. | Gegevensinhoud wordt vastgelegd in een aangepaste database. |
| Berekening | Alle berekeningen worden handmatig uitgevoerd. | Alleen gegevensinvoer is vereist, de berekeningen worden uitgevoerd door het computersysteem. |
| Snelheid | Langzaam | Relatief sneller. |
| Aanpassen van items | Het is gemaakt voor het verhelpen van fouten. | Het kan niet worden gemaakt voor het verhelpen van fouten. |
| backup | Niet mogelijk | Invoer van transacties kan worden opgeslagen en er kan een back-up van worden gemaakt |
| Proefbalans | Opgemaakt indien nodig. | Directe proefbalans wordt dagelijks aangeboden. |
| Jaarrekening | Het is voorbereid aan het einde van de periode of kwartaal. | Het wordt geleverd met een klik op de knop. |
Definitie van handmatige boekhouding
Handmatige boekhouding, zoals de naam aangeeft, is het papieren boekhoudsysteem, waarin dagboek- en grootboekregisters, vouchers en rekeningboeken worden gebruikt voor het opslaan, classificeren en analyseren van financiële transacties van een organisatie. Het wordt vaak gebruikt door kleine ondernemers, zoals eenmanszaken, winkeliers, enz. Om het overzicht van de zakelijke transacties te behouden vanwege de lagere kosten.
Een van de voordelen van het handmatige boekhoudsysteem is de gemakkelijke bereikbaarheid. Het wordt ook gekenmerkt door vertrouwelijkheid, waardoor gevoelige informatie gratis wordt gehackt. Niettemin kunnen handmatige rekeningen alleen correct worden opgesteld als de accountant over goede kennis van boekhouding en boekhouding beschikt.
Bovendien is er waarschijnlijk sprake van menselijke fouten, zoals onjuiste registratie van de transactie, weglating van de transactie, transpositie van cijfers, enzovoort, tijdens de voorbereiding van handmatige rekeningen die niet kunnen worden genegeerd.
Definitie van geautomatiseerde boekhouding
Geautomatiseerde boekhouding kan worden beschreven als het boekhoudsysteem dat het computersysteem en voorverpakte, aangepaste of aangepaste boekhoudsoftware gebruikt om financiële transacties bij te houden en financiële overzichten te genereren, voor analyse.
Geautomatiseerd boekhoudsysteem vertrouwt op het concept van een database. De accountingdatabase wordt systematisch onderhouden, met een actieve interface waarin boekhoudprogramma's en rapportagesystemen worden gebruikt. De twee belangrijkste benodigdheden zijn:
- Boekhoudkundig kader : Het raamwerk omvat principes en groeperingsstructuren voor het bijhouden van records.
- Werkingsprocedure : Er is een juiste procedure voor het bedienen van het systeem om de gegevens op te slaan en te verwerken.
Verder vereist dit front-end interface, back-enddatabase, databaseverwerkings- en rapportagesysteem om gegevens op te slaan in een databasegeoriënteerde toepassing.
De voordelen van geautomatiseerd boekhouden zijn afhankelijk van de snelheid, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid, up-to-date informatie en rapporten enz.
Belangrijkste verschillen tussen handmatige en geautomatiseerde boekhouding
Het verschil tussen handmatige en geautomatiseerde boekhouding wordt hieronder in punten uitgelegd:
- Handmatige boekhouding verwijst naar de boekhoudmethode waarbij fysieke registers voor journaal en grootboek, vouchers en rekeningboeken worden gebruikt om de financiële transacties bij te houden. Anderzijds impliceert geautomatiseerde boekhouding de boekhoudmethode, die een boekhoudsoftware of -pakket gebruikt, om de geldtransacties te registreren die een organisatie overkomt.
- Bij handmatige boekhouding kan het vastleggen van de transactie worden uitgevoerd door middel van het boek met de oorspronkelijke boeking, dat wil zeggen dagboek. Omgekeerd, in geautomatiseerde boekhouding, worden de transacties geregistreerd in de vorm van gegevens, in de aangepaste database.
- Bij handmatige boekhouding worden alle berekeningen, dwz optellen, aftrekken, enz. Met betrekking tot de transacties handmatig uitgevoerd. In geautomatiseerde accounting daarentegen is het niet nodig om berekeningen uit te voeren, omdat de berekeningen automatisch door de computer worden uitgevoerd.
- Bij handmatige boekhouding blijft een persoon altijd betrokken, met de rekeningen, om transacties in te voeren en bij te werken, wat ook vervelend en tijdrovend is. Tegenover, in geautomatiseerde boekhouding, wordt, zodra de transactie is ingevoerd, deze automatisch bijgewerkt in alle rekeningen waarop deze betrekking heeft en dus is het proces relatief sneller.
- Bij handmatige boekhoudmethode, als er een fout optreedt tijdens het invoeren en boeken van de transactie in de boekhouding, kunnen aanpassingsboekingen worden doorgegeven voor het verkrijgen van nauwkeurige resultaten. Bovendien worden aanpassingsboekingen ook gemaakt om te voldoen aan het aanpassingsbeginsel, dwz de uitgaven van de verslagperiode moeten overeenkomen met de respectieve opbrengsten. Aan de andere kant, in geautomatiseerde boekhouding, om te voldoen aan de aanpassingsprincipes, worden het journaal en de vouchers voorbereid, maar aanpassingen worden niet doorgegeven voor rectificatie van fouten, tenzij de fout een principiële fout is.
- Een van de voordelen van geautomatiseerde boekhouding die handmatige boekhouding mist, is dat er bij handmatige boekhouding geen manier is om een back-up te maken van alle boekingen en financiële overzichten, maar bij geautomatiseerde boekhouding kunnen de boekhoudkundige gegevens worden opgeslagen en er een back-up van worden gemaakt.
- Bij handmatige boekhouding wordt de proefbalans alleen voorbereid als dat nodig is, terwijl bij geautomatiseerde boekhouding dagelijks een onmiddellijke proefbalans wordt geboden.
- In een handmatig boekhoudsysteem wordt het financieel overzicht opgesteld aan het einde van de periode, dwz het boekjaar. Integendeel, het financiële overzicht wordt met een druk op de knop in het geautomatiseerde boekhoudsysteem verstrekt.
Conclusie
Naarmate het aantal zakelijke transacties toeneemt, is het moeilijk om accounts handmatig te beheren, omdat het veel tijd kost om een enkele transactie bij te werken in alle accounts die hierdoor worden beïnvloed. In geautomatiseerde boekhouding zijn een aantal beperkingen van de handmatige boekhouding verwijderd. Telkens wanneer de transacties plaatsvinden, wordt de boeking gemaakt en wordt deze automatisch bijgewerkt in alle accounts waarop deze van invloed is, in de geautomatiseerde boekhouding.
